ДЕЛОВОДИТЕЛ В ОТДЕЛ „СЕКРЕТАРИАТ, ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ“ КЪМ ДИРЕКЦИЯ „АДМИНИСТРАТИВНА ДЕЙНОСТ“
|
„Топлофикация София“ ЕАД е утвърден работодател с
дългогодишна история и доказана стабилност в енергийния сектор.
Открояваме се на картата на българската индустрия като топлоснабдително
дружество, което доставя топлинна енергия за над 450 000 абонати
посредством 1030 км. топлопреносна магистрална мрежа, осигурявайки част
от енергийната стабилност и удобството на града. Ако търсите нови професионални възможности и искате да бъдете част от водеща топлофикационна компания, при нас може да развиете своята кариера. Предлагаме възможност за дългосрочно развитие в много области и възприемаме като свое конкурентно предимство ефективното управление на най-ценния капитал – хората. Ако желаете да се присъедините към нашия екип от професионалисти, може да кандидатствате за позицията: ДЕЛОВОДИТЕЛ В ОТДЕЛ „СЕКРЕТАРИАТ, ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ“ КЪМ ДИРЕКЦИЯ „АДМИНИСТРАТИВНА ДЕЙНОСТ“ Кратко описание на длъжността: Помощна, административна дейност по управление на документооборота в Дружеството, чрез обработка и контрол на движението на входящата и изходящата поща, както и вътрешната кореспонденция в т.ч. нейното архивиране и ползване като учрежденски архив, съгласно действащата нормативна уредба и административната инструкция за изготвяне на регистрационно обработване и архивиране на документооборота, съгласно регламентираните за дейността вътрешни разпоредби. Дейността е свързана с материална отговорност във връзка с предаването на изходящи документи на изпълнителя по договор за осигуряване на пощенски и куриерски услуги за „Топлофикация София“ ЕАД. Структурна/териториална единица, в която се намира длъжността: отдел „Секретариат, деловодство и архив“ към дирекция „Административна дейност“, ресор „Административно-стопанска дейност и човешки ресурси“. Функции и задължения на длъжността: • Приема и завежда входяща, изходяща и вътрешна кореспонденция, като отразява в информационната система: регистрационен индекс и номер за входяща, изходяща и вътрешна кореспонденция; кореспондент, кореспондентски индекс и дата; описание по вид на документа; адресат. • Разпределя и доставя заведената входяща и вътрешна кореспонденция в структурните звена според нейното предназначение. Разнася до получателите в сградата на Централно управление абонамента на периодични издания и следи за точността на единиците. • Описва, приема и предава материалите/документите по ред и начин, установен нормативно с Административната инструкция за документооборота. • Описва, обработва и доставя изходящата поща – обикновена, с обратна разписка, препоръчани писма и колетни пратки за изпращане към съответните адресати, съобразно изискванията на по договор за осигуряване на пощенски и куриерски услуги за „Топлофикация София: ЕАД , при което: - Проверява, подпечатва и пликова документите, като описва в специален списък писмата с обратна разписка; - Оформя, подписва и съхранява описите и приемо-предавателните документи за доставяните материали, съобразно нормативните изисквания. - Доставя получените обратни разписки на подателите. • Оформя, подписва и съхранява описите и приемо-предавателните документи за доставяните материали, съобразно нормативните и вътрешни изисквания. • Води регистрите за входяща и изходяща кореспонденция. Картотекира, подрежда и поддържа масивите от документи, съобразно вътрешните нормативни изисквания и действащото законодателство. • Следи за спазването на сроковете за получаване и изпращане на входяща и изходяща документация и за вътрешен документооборот в рамките на своите пълномощия. • Предоставя достъп до документацията - архивирана или текуща - при спазване изискванията за сигурност и правилата за достъп по реда на действащата нормативна уредба и вътрешни разпоредби на дружеството. • Следи за спазване на режима за правилно съхранение на кореспонденцията и вътрешната документация, като съхранява, опазва и предава документите, съгласно действащата нормативна уредба и вътрешните актове. • При необходимост доставя документи от топлофикационните райони до Централно управление и/или обратно. • Обслужва клиентите с информация от компетентността на деловодството. • Прави заявки на необходимите за работата на деловодството материали. • Изпълнява и други задачи, възложени от Ръководител, отдел „Секретариат, деловодство и архив“. Изисквания за длъжността: • Минимум придобито средно образование. За предимство ще се счита, ако кандидатът има придобито висше хуманитарно образование. • Минимум една година релевантен трудов опит в дадена организация, който да е свързан с обработване на документооборот, архивиране на документи, създаване на справочен апарат и обслужване на архив и клиенти на гише. • Висока компютърна грамотност – отлични познания за работа с MS Office и специализиран софтуер за обработване на документооборот; • Отлични умения за работа с офис техника. Личностни качества и умения: • Умение за работа самостоятелно и в екип. • Отговорност и организираност. • Лоялност и честност. Ние ще Ви предложим: • Брутно месечно възнаграждение, включващо: - основна заплата; - допълнително месечно възнаграждение: по 1.2 % от основната заплата, зависещ от вашия трудов и професионален опит; - допълнително плащане за социално подпомагане. • Увеличение на месечното възнаграждение след изтичане на изпитателния срок при добро трудово представяне. • Допълнителни възнаграждения за Коледните и Великденски празници и др. • Ваучери за храна при специфичен характер на труда, зависещи от работната позиция. • Тримесечна оценка на работата от прекия ръководител, с възможност за финансов бонус. • Добра работна атмосфера, сигурност на работното място и коректност в трудовоправните отношения - пълни осигуровки, постоянен трудов договор и дългосрочна заетост. • Възможност за професионална реализация и кариерно развитие. • Въвеждащо обучение, менторство и подкрепа през първите месеци на работа. • Служебен паркинг. • Специализирани обучения за развитие на уменията. • Работно облекло и карта за градския транспорт в зависимост от работната позиция. • Допълнителен платен отпуск в зависимост от трудовия стаж. • Карта Мultisport на преференциална цена. Местоположение на работното място и работно време: • гр. София – ж.к. „Борово“, ул. „Ястребец“ № 23Б – Централно управление, при необходимост – бул. Цариградско шосе № 28б, ул. „История славянобългарска“ № 6 • Осем-часов работен ден от 8:30 часа до 17:00 часа Ако желаете да станете част от екипа на „Топлофикация София“ ЕАД, моля кандидатствайте с актуално CV, с посочени актуални данни за обратна връзка. Само одобрените по документи кандидати ще бъдат поканени на интервю. Краен срок за подаване на документи: 07.05.2024 г. „Топлофикация София“ ЕАД Ви информира, че част от доброволно предоставените по настоящата обява данни са лични и попадат под специален режим на защита по смисъла на Регламент 2016/679 и Закона за защита на личните данни. Предоставените лични данни ще бъдат обработвани за постигане на законово позволени цели, свързани с настоящата обява, както и за реализиране на законните интереси на администратора на личните данни. „Топлофикация София“ ЕАД обработва, съхранява и използва доброволно предоставените лични данни в рамките на законово уредените срокове, като гарантира тяхната сигурност и опазване в тайна. Информираме Ви и Вие се съгласявате, че „Топлофикация София“ ЕАД предоставя личните данни на държавни органи и институции, или трети лица, когато има такова задължение по силата на закон, или е необходимо за реализиране на Вашите права и законни интереси като участник в подбор и за евентуалното, бъдещо учредяване на трудово правоотношение. При спазване на вътрешните правила на „Топлофикация София“ ЕАД имате право на достъп и право на коригиране на Вашите лични данни, право да бъдете заличен, както и имате право да възразите срещу обработването, предоставянето и разкриването на Вашите лични данни за различни от тук посочените цели. Благодарим Ви за проявения интерес и очакваме Вашите кандидатури! |